ПОЛОЖЕННЯ про відділ документообігу та організаційного забезпечення Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області

Додаток до наказу

по Інгулецькому районному суду

міста Кривого Рогу Дніпропетровської області

від 02.10.2024 №35-з

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ документообігу та організаційного забезпечення Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області

1. Загальні положення

1. Відділ документообігу та організаційного забезпечення суду організаційно підпорядкований керівникові апарату суду.
2. Керівник апарату суду здійснює загальне керівництво діяльністю відділу документообігу та організаційного забезпечення, затверджує Положення про відділ документообігу та організаційного забезпечення суду та посадові інструкції працівників відділу, якими визначені їх права, обов'язки та відповідальність, контролює їх виконання.
3. Відділ документообігу та організаційного забезпечення суду є структурним підрозділом, який входить до апарату суду. До складу відділу документообігу та організаційного забезпечення суду входить: начальник відділу, який організовує та контролює роботу відділу документообігу та організаційного забезпечення суду, головні спеціалісти.
4. Працівники відділу документообігу та організаційного забезпечення суду призначаються на посади і звільняються керівником апарату суду.
5. На час тривалої відсутності начальника відділу документообігу та організаційного забезпечення суду (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження) його заміщає працівник відділу документообігу та організаційного забезпечення суду за наказом керівника апарату суду. На час відсутності працівника відділу документообігу та організаційного забезпечення суду його посадові обов'язки перерозподіляються начальником відділу документообігу та організаційного забезпечення суду між іншими працівниками відділу документообігу та організаційного забезпечення суду.
6. Відділ документообігу та організаційного забезпечення суду у своїй діяльності керується Конституцією У країни, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про запобігання корупції», актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (далі - Інструкція з діловодства), Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженому рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № ЗО, Інструкцією про порядок обліку кримінальних та адміністративних корупційних правопорушень, затвердженої спільним наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства доходів і зборів України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства оборони У країни, Служби безпеки У країни, Державної судової адміністрації України від 22.04.2013 № 52/394/172/71/268/60; Інструкцією про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду, затвердженою спільним наказом Генеральної прокуратури України, ДПА України, ВСУ, МВС України, СБУ, ДСА України від 27.08.2010 року № 51/401/649/471/23/12, Порядком надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальні правопорушення, затвердженого спільним наказом Генерального прокурора України та Голови Державної судової адміністрації від 27.09.2012 року № 91/114, Засадами використання автоматизованої системи документообігу Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області, затвердженими рішенням зборів суддів Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області від 14.12.2020 року; Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 року № 168; наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації в Дніпропетровській області, наказами голови та керівника апарату суду, а також цим Положенням.
7. Відділ документообігу та організаційного забезпечення суду працює у відповідності з Регламентом Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області та Правилами внутрішнього трудового розпорядку Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області, які затверджується головою суду.
8. Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду

2. Основні завдання

1. Здійснення організаційного забезпечення роботи суду щодо приймання матеріалів, заведення ОСК, автоматизованого розподілу судових справ, передачі судових справ суддям, приймання судових справ після розгляду, виконання судових рішень, контролю за виконаними рішеннями та передачі справ до архіву.
2. Здійснення організаційного забезпечення дотримання загальних правил ведення діловодства в суді та порядку роботи з документами, визначених Інструкцією з діловодства та цим Положенням, із застосуванням комп'ютерної програми «Д-3» (далі - КП «Д-3») з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання до архіву, звернення до виконання судових рішень.
3. Ведення судового діловодства по кримінальним, цивільним, адміністративним та справам про адміністративні правопорушення і матеріалам першої та апеляційної, касаційної інстанції, у тому числі із застосуванням засобів комп'ютерної та електронної техніки та інформаційних реєстрів в установленому порядку.
4. Забезпечення зберігання речових доказів.
5. Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності відділу.

3. Функції

1. Прийняття та реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції суду в паперовому та електронному вигляді щоденно, протягом робочого часу, визначеного регламентом роботи Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області (з 08:30 год. до 17:00 год.).
2. Реєстрація, облік та зберігання справ і матеріалів всіх категорій.
3. Автоматизований розподіл судових справ та матеріалів, що надійшли до суду відповідно до вимог чинного законодавства У країни та в строки, установлені законодавством.
4. Своєчасна передача судових справ на розгляд суддям після автоматизованого розподілу за реєстрами на кожного суддю окремо.
5. Передача суддям документів, по справам, які перебувають на розгляді за реєстрами на кожного суддю окремо.
6. Звернення до виконання судових рішень у цивільному проваджені в частині стягнення на користь держави, облік та контроль за їх виконанням відповідно до вимог чинного законодавства України та в строки, установлені законодавством.
7. Виготовлення та облік виконавчих документів виданих згідно рішення суду на користь стягувача в цивільному провадженні, відповідно до вимог чинного законодавства України та в строки, установлені законодавством.
8. Звернення до виконання судових рішень по справам адміністративного провадження відповідно до вимог чинного законодавства України та в строки, установленні законодавством.
9. Звернення до виконання судових рішень у кримінальному провадженні, відповідно до вимог чинного законодавства України та в строки, установлені законодавством.
10. Звернення до виконання та контроль за виконанням судових рішень по справам про адміністративне правопорушення в частині стягнення на користь держави, відповідно до вимог чинного законодавства У країни та в строки, установлені законодавством.
11. Звернення до виконання та контроль виконання судових рішень в частині розшуку обвинувачених, боржників відповідно до вимог чинного законодавства України та в строки, установлені законодавством.
12. Виготовлення та видача копій судових рішень відповідно до вимог чинного законодавства України та в строки, установлені законодавством.
13. Облік, зберігання та знищення речових доказів, згідно Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів.
14. Направлення довідок за формою 2-К по справам про корупційні правопорушення, відповідно до Порядку надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальні правопорушення.
15. Контроль за своєчасною передачею (після закінчення розгляду судової справи по суті) судових справ до відділу документообігу та організаційного забезпечення суду, проведення аналітичної роботи щодо строків передачі справ до відділу документообігу та організаційного забезпечення суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.
16. Ведення архівної справи, підготовка і передача справ (номенклатурних та судових) до архіву суду, згідно «Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації», приймання - передавання документів по справам які передані на зберігання до суду, забезпечення зберігання архівних справ.
17. Підготовка необхідних довідок на основі відомостей, які є в архівних справах, ведення їх обліку.
18. Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву суду.
19. Належне здійснення прийому відвідувачів суду працівниками відділу документообігу та організаційного забезпечення суду.
20. Надання учасникам процесу інформації про стан розгляду справ.
21. Ознайомлення учасників процесу з матеріалами справ.
22. Направлення судових справ та матеріалів до судів вищих інстанцій для розгляду за скаргами.
23. Зберігання печаток та гербової печатки суду.
24. Виконання актів Президента України про помилування.
25. Участь у заходах по підвищенню кваліфікації працівників відділу документообігу та організаційного забезпечення суду.
26. Виконання доручень керівника апарату суду та заступника керівника апарату суду щодо організації роботи відділу документообігу та організаційного забезпечення суду.
27. За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.
28. За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.
29. Виконання доручень голови суду.

4. Організація роботи

1. Організаційне керівництво діяльністю відділу документообігу та організаційного забезпечення суду та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду.
2. Заступник керівника апарату суду здійснює прийом громадян з питань, що стосуються роботи відділу документообігу та організаційного забезпечення суду.
3. Відділ документообігу та організаційного забезпечення суду очолює начальник відділу, який здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на відділ документообігу та організаційного забезпечення суду та визначені в цьому Положенні, та Інструкції з діловодства.
4. Начальник відділу документообігу та організаційного забезпечення суду несе персональну відповідальність за виконання цих завдань.
5. Свою роботу відділ документообігу та організаційного забезпечення суду проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.
6. У разі відсутності начальника відділу документообігу та організаційного забезпечення суду або неможливості здійснення ним, своїх повноважень його обов'язки виконує працівник відділу документообігу та організаційного забезпечення суду, призначений керівником апарату суду.
7. Посадові обов'язки кожного співробітника відділу документообігу та організаційного забезпечення суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.
8. Права доступу працівників відділу документообігу та організаційного забезпечення суду до КП «Д-3», їх обов'язки та повноваження при роботі в КП «Д-3» визначаються наказами керівника апарату суду.

5. Порядок передачі процесуальних документів і судових справ для розгляду

1. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється працівниками відділу документообігу та організаційного забезпечення суду протягом робочого дня.
2. О 16:30 годині формуються та роздруковуються внутрішні реєстри передач: реєстр передач судових справ і матеріалів та реєстр передачі документів по справам та документів поза справами, - на кожного суддю окремо. Реєстри в КП «Д-3» закриваються, після чого їх редагування стає неможливим.
3. Вхідна кореспонденція та справи передаються суддям під підпис у відповідному реєстрі.
4. При реєстрації вхідної кореспонденції після 16:30 години, функція передачі документів в КП «Д-3» здійснюється наступного дня.
5. Автоматичний розподіл справи, що зареєстрована після 16:30 години здійснюється в день реєстрації.
6. Вхідна кореспонденція, що надійшла до суду після 16.30 години може реєструватися до 17:00 години поточною датою, але передача документа, якщо він не підлягає негайному розгляду, здійснюється наступного дня.
7. У випадку надходження до суду після 16:30 години справ, документів поза справами, які підлягають негайному розгляду, їх реєстрація та передача здійснюється негайно. Справа (провадження) або документ передається судді під підпис у додатковому реєстрі передачі справ.

6. Права відділу документообігу та організаційного забезпечення суду

6.1. відділ документообігу та організаційного забезпечення суду має право:

1. В межах компетенції відділу документообігу та організаційного забезпечення суду вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду, та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.
2. Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи відділу документообігу та організаційного забезпечення суду на нарадах суду.
3. Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи відділу документообігу та організаційного забезпечення суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.
4. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.

6.2..начальник відділу документообігу та організаційного забезпечення суду також має право:

1. Начальник відділу документообігу та організаційного забезпечення суду може надавати пропозиції керівнику апарату суду про внесення змін до посадових інструкцій працівників відділу щодо перерозподілу їх функціональних обов’язків, залежно від навантаження на кожного працівника, а також щодо надання прав доступу в КП «Д-3» та визначення їх обов'язків та повноважень.
2. Начальник відділу документообігу та організаційного забезпечення суду може надавати пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

7. Відповідальність відділу документообігу та організаційного забезпечення суду

1. Відповідальність за· належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе начальник відділу документообігу та організаційного забезпечення суду.

2. На начальника відділу документообігу та організаційного забезпечення суду покладається персональна відповідальність за: 

• Організацію діяльності відділу документообігу та організаційного забезпечення суду по виконанню покладених на неї завдань та функцій.
• Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.
• Збереженість прийнятих у роботу документів.
• Дотримання співробітниками відділу документообігу та організаційного забезпечення суду трудової дисципліни.
• Забезпечення збереженості майна, що знаходиться у відділі документообігу та організаційного забезпечення суду, і дотримання правил пожежної безпеки.
• Розміщення і діяльність співробітників відділу документообігу та організаційного забезпечення суду.

3. Відповідальність співробітників відділу документообігу та організаційного забезпечення суду встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

4. Працівник відділу документообігу та організаційного забезпечення суду, який не вжив передбачених цим Положенням заходів щодо дотримання чинних правил роботи, за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків, бездіяльність, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням, несе відповідальність в установленому законодавством порядку.