Узагальнення стану обліково-статистичної роботи в Інгулецькому районному суді м. Кривого Рогу в 2023 році

Обліково-статистична робота в Інгулецькому районному суді міста  Кривого Рогу Дніпропетровської області ведеться  відповідно до:

- Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814 (у редакції наказу ДСА України від 17.10.2023 №485) (далі - Інструкція з діловодства);

- Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 № 169;

- Інструкції  щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом ДСА України від 17.02.2005 № 21, і роз'яснень до неї, розроблених територіальним управлінням ДСА в Дніпропетровській області;

- Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої спільним наказом Генеральної прокуратури України, Державної податкової адміністрації України, Верховного Суду України, міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, Державної судової адміністрації України від 27.08.2010 № 51/401/649/471/23/12;

- Інструкції про порядок обліку кримінальних та адміністративних корупційних правопорушень, затвердженої спільним наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства доходів і зборів України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства оборони України, Служби безпеки України, Державної судової адміністрації України від 22.04.2013 №  52/394/172/71/268/60;

- Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затверджене рішенням Ради суддів України від 17.11.2010 № 30;

- Засад використання  автоматизованої системи документообігу Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області , затверджених рішенням зборів суддів Інгулецького районного суду м. Кривого Рогу від 02.11.2015;

- Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 № 168;

- Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту України від  18.06.2015 № 1000/5;

- Порядку надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальні правопорушення, затвердженого наказом Генерального прокурора України та Голови Державної судової адміністрації України від 14.08.2014 № 82/108;

- Порядку надсилання електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили корупційні або пов'язані з корупцією правопорушення, та щодо юридичних осіб, до яких застосовано заходи кримінально-правового характеру у зв'язку з вчиненням корупційного правопорушення, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України та Національного агентства з питань запобігання корупції від 06.09.2022 № 305/206/22;

- Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя від 17 серпня 2021 № 1845/0/15-21;

- Регламенту роботи Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області затвердженого наказом голови суду від № 69-з від 15.06.2012 зі змінами внесеними наказом №34-з від 21.04.2020.

Організацію ведення діловодства та обліково-статистичної роботи в суді забезпечує керівник апарату суду та заступник керівника апарату суду.

Робота суду планується раз в півріччя. Плани  роботи суду  складаються керівником апарату суду, затверджуються головою суду,  та доводяться до відома працівників апарату суду.

До планів входять наступні розділи:

- загальні положення;

- організація роботи суду;

- узагальнення судової практики;

- питання роботи з кадрами;

- комунікаційна стратегія суду;

- організація роботи суду на період дії карантину  та воєнного стану.

В план роботи суду включаються  наступні питання діловодства та статистики: підготовка та здача статистичних звітів; надання методичної допомоги працівникам суду у роботі на комп'ютерній техніці та роботі в КП «Д-3»; відбір та знищення  архівних судових справ, в яких закінчився строк зберігання; перевірка правильності та повноти заповнення обліково-статистичних карток  в  КП «Д-3»; перевірка своєчасності направлення справ з апеляційними скаргами до апеляційного суду; перевірка своєчасності та повноти здачі справ, закінчених провадженням, до канцелярії суду; проведення звірок з органами прокуратури відомостей щодо осіб у кримінальних провадженнях, вироки щодо яких набрали законної сили; здійснення звірки з органами поліції щодо осіб, які перебувають у розшуку, оголошеному рішенням суду та інші.

Крім того, на початку року головою суду затверджується план роботи архіву суду та графік здачі справ, закінчених провадженням, до архіву суду, а також окремо затверджуються плани семінарських занять з суддями та працівниками апарату суду.

Контроль за виконанням плану роботи суду та плану роботи архіву суду здійснює керівник апарату суду.

Відповідно до п.3 ст.15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» діловодство в суді здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду.

З 1 січня 2011 року відповідно до ЗУ «Про судоустрій та статус суддів», а також Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Радою суддів України 26.10.2010 № 30, в суді впроваджено автоматизовану систему документообігу.

Всі судді та працівники апарату суду (крім робітників) користуються автоматизованою системою документообігу суду КП «Д-3». Кожен з них працює в системі під своїм логіном і паролем, та має право доступу до окремих розділів системи.

Первинний облік документів в Інгулецькому районному суді міста Кривого Рогу Дніпропетровської області здійснюється за допомогою комп’ютерної програми «Д-3» та покладається на канцелярію суду.

Завдання канцелярії щодо ведення судового діловодства визначаються Положенням про канцелярію Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області затвердженого наказом керівника апарату від 08.02.2018 зі змінами внесеними наказом від 29.03.2020 №29-З.

За посадами до канцелярії суду входять: старший секретар, секретарі суду, діловод. Крім того, служба судових розпорядників також здійснює роботу щодо обліку судових справ та матеріалів, відповідно до покладених на них додаткових посадових обов’язків.

Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів, забезпечені персональними комп’ютерами, володіють знаннями інструкцій, мають практичний досвід роботи.

Приймання та реєстрація вхідної кореспонденції, яка надходить до суду в паперовій формі, а також в електронній формі здійснюється відповідальною особою, яка визначена наказом керівника апарату.

Приймання та реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється в суді в порядку, визначеному Інструкцією з діловодства, Положенням про порядок використання ресурсів мережі Інтернет в ДСА України, територіальних управліннях ДСА України, місцевих та апеляційних судах, підприємствах, що входять до сфери управління ДСА України, затвердженому наказом ДСА України від 15.11.2016 № 230,Тимчасовим порядком обміну офіційними електронними документами між місцевими та апеляційними судами, Державною судовою адміністрацією України, територіальними управліннями Державної судової адміністрації України, підприємствами, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, затвердженим наказом ДСАУ від 15.11.2016 №231.

Наказом Державної судової адміністрації України від 22.12.2018 № 628 впроваджено тестовий режим експлуатації підсистеми «Електронний суд» у всіх місцевих та апеляційних судах України, у звꞌязку з чим визначено порядок реєстрації електронних документів, що надійшли до суду через підсистему «Електронний суд».

Вхідна кореспонденція передається суддям по реєстрам, що генеруються відповідальною особою за допомогою КП «Д-3», та формуються в номенклатурні справи. Деякі окремі питання щодо реєстрації та передачі суддям вхідної кореспонденції визначаються Регламентом роботи суду.

Секретарі суду та судові розпорядники здійснюють первинний облік справ по категоріям – цивільне та адміністративне судочинство, кримінальне судочинство, справи про адміністративні правопорушення, відповідно до Інструкції користувача КП «Д-3» та згідно покладених на них посадових обов`язків. У разі відсутності працівника, виконання його обов’язків покладається на іншу особу відповідним наказом керівника апарату суду.

Обліково-статистичні картки на справи заповнюються секретарями суду, судовими розпорядниками, помічниками суддів, секретарями судового засідання, відповідно до розподілу обов’язків, визначеного посадовими інструкціями та наказами керівника апарату суду.

Обов`язки по заповненню (в електронному вигляді) карток на осіб в КП «Д-3», стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу, покладено на помічників суддів. Обов’язок щодо перевірки повноти та правильності заповнення карток покладено на головного спеціаліста (відповідального за статистичну роботу).

З метою покращення стану організації діловодства в суді наказом керівника апарату суду було визначено розподіл функціональних обов`язків між працівниками Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області.

Крім того, у разі змін в кадровому складі суду,- при прийнятті на роботу, переведенні на іншу посаду, або в іншому випадку перерозподілу посадових обов’язків, - право доступу до КП «Д-3» та обов’язки користувача в «Д-3» визначаються наказом керівника апарату суду щодо кожного окремого працівника (судді).

До обов`язків секретарів суду (судових розпорядників) входить створення ОСК на справи в комп`ютерній програмі «Д-3». Ними заповнюються вкладки «Реєстрація», «Вартісні показники», «Апеляційний розгляд», «Касаційний розгляд», «Передача до архіву», «Інші відомості».

Помічниками суддів та секретарями судового засідання заповнюються вкладки «Попередній розгляд», «Попередній розгляд (продовження)»,«Судовий розгляд», «Вартісні показники».

Введення інформації щодо сплаченого судового збору здійснюється працівниками канцелярії при заведенні обліково-статистичної картки на справу (у разі наявності квитанції) та щодо звільнення від сплати судового збору, у разі наявності пільг.

Внесення інформації про повернення судового збору, стягнення судового збору, зменшення судового збору, а також у разі додаткової оплати судового збору (на виконання ухвали суду), включено до обов`язків помічників суддів.

У зв`язку з внесеними Законом України від 22.05.2015 №484-VIII змінами до ЗУ «Про судовий збір»,суд перед відкриттям (порушенням) провадження у справі, прийняттям до розгляду заяв (скарг) перевіряє зарахування судового збору до спеціального фонду Державного бюджету України.

В 2015 році реалізовано функціонал автоматичного внесення до ОСК даних щодо зарахування судового збору до державного бюджету. Але, у деяких випадках,- розбіжності ПІБ платника, його РНОКПП та інших,- дані щодо зарахування сплаченого судового збору до державного бюджету України не вносяться в статкартки автоматично. Поєднання інформації з Державної казначейської служби з ОСК здійснюється на підставі виписок, які отримує суд з Державної казначейської служби України.

Головним спеціалістом (відповідальним за статистичну роботу) контролюється повторне подання до суду квитанцій про сплату судового збору. У випадку повторного подання позивачем квитанції або одночасного подання оригіналу та дублікату квитанції з різними позовами, головним спеціалістом складається службова записка,якадолучається до справи. Згідно ч. 4 ст. 6 ЗУ «Про судовий збір», за повторно подані позови, що раніше були залишені без розгляду, судовий збір сплачується на загальних підставах, повторне надання квитанції є підставою для залишення позову без руху.

У зв`язку з внесенням законом №1798-VIII від 21.12.2016 змін до Закону України «Про виконавче провадження», відповідно до ч.4 ст.5 якого «за рішеннями про стягнення судового збору, про накладення штрафу (як засобу процесуального примусу) стягувачем є Державна судова адміністрація України», в 2023роціпродовжено розпочате з 2017 року щомісячне надання інформації до Державної судової адміністрації України про виконавчі документи про стягнення на користь держави, що були звернуті до примусового виконання.

Всі статистичні звіти за 2023 рік генерувались автоматично.

З метою правильного формування звітів, відповідальними особами перевіряється правильність та повнота заповнення обліково-статистичних карток на справи, їх підключення до статистичного звіту. В ході підготовки до статзвіту недоліки в заповненні статкарток усуваються.

По закінченню кожного звітного періоду готується довідка про показники діяльності суду з розгляду справ всіх категорій, яка обговорюється на загальних зборах суддів та працівників суду.

З метою оволодіння навичками роботи в КП «Д-3», відповідальною особою визначеною керівником апарату суду проводяться індивідуальні заняття з працівниками суду щодо роботи в КП «Д-3».

Крім того, працівниками суду самостійно вивчаються зміни, що вносяться в КП «Д-3»післявипуску кожної нової версії програми.

Згідно з планом роботи суду, кожного півріччя проводиться семінарське заняття з працівниками щодо аналізу помилок, які допускаються в роботі щодо обліку судових справ, та які виявляються в ході підготовки до статистичного звіту.

За необхідності, керівником апарату суду, заступником керівника апарату надається методична та практична допомога працівникам, які займаються в суді первинним обліком справ і матеріалів.

У зв’язку з набранням чинності з 19.11.2012 Кримінальним процесуальним кодексом України, змінився облік осіб, які вчинили кримінальні правопорушення. Спільним наказом Генеральної прокуратури України, Державної судової адміністрації України від 27.09.2012 року № 91/114 (в редакції наказу № 82/108 від 14.08.2014 року) затверджено Порядок надсилання інформації про осіб у кримінальних провадженнях та електронних копій судових рішень щодо осіб, які вчинили кримінальні правопорушення (далі - Порядок), яким визначено процедуру міжвідомчого обміну інформацією щодо осіб у кримінальних провадженнях. Відповідно до Порядку, разом з направленням до суду обвинувального висновку, до суду повинна надходити Картка досудового слідства на обвинувачену особу. Суд з органами прокуратури щоквартально проводять звірку надходження до суду КДС по кримінальним провадженням, судові рішення по яким набрали законної сили.

Облік та зберігання речових доказів в суді здійснюється секретарем суду, який веде облік кримінальних проваджень.

Відповідно п.1. Розділу 5. Інструкції з діловодства, приймання, облік і зберігання речових доказів у судових справах провадяться відповідно до процесуального законодавства, Інструкції та Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої спільним наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного Суду України, ДСА України від 27.08.2010 № 51/401/649/471/23/125.

Приймання, облік і зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях, цивільних, адміністративних справах і справах про адміністративні правопорушення в Інгулецькому районному суді Дніпропетровської області провадяться відповідно до Інструкції з діловодства. Згідно наказу керівника апарату суду від 22.01.2020 № 9-З відповідальними особами за роботу з речовими доказами призначено секретарів Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області у кримінальних справах (провадженнях) та у справах про адміністративні правопорушення.

Для зберігання речових доказів в Інгулецькому районному суді міста Кривого Рогу Дніпропетровської виділена металева шафа та її наповнення. Технічна укріпленість приміщення відповідає вимогам, встановленим державними будівельними нормами для приміщень такої категорії.

Доступ до спеціального приміщення (сховища) здійснюється лише у присутності відповідального працівника або, за його відсутності, особи, яка виконує його обов'язки і має ключ від такого приміщення (сховища), керівника апарату суду, головуючого у справі судді або голови суду.

Для виконання судового рішення в частині знищення, конфіскації, передачі речових доказів, до відповідних органів за місцезнаходженням речових доказів  направляються копії судового рішення. Розписки осіб, яким повернуті речові докази, належним чином оформлені акти про знищення речових доказів, виконавчі листи, постанови у справах про адміністративні правопорушення разом з відмітками про повне виконання судового рішення та інші документи про виконання судового рішення в частині вирішення питання про речові докази, долучаються відповідальними особами до матеріалів судових справ, після їх надходження до суду.

Знищення речових доказів, які перебувають в суді проводиться комісією, склад якої визначається керівником апарату суду в кількості не менше трьох осіб. Знищення оформляється актом, який підписується всіма членами комісії та долучається до матеріалів судових справ.

Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів в КП «Д-3».

Журнал обліку речових доказів з 01.01.2020 ведеться в АСДС відповідно до розділу 5 Інструкції з діловодства.

В Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах, затвердженій наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814, яка набрала чинності 01.01.2020 року, секретарям судового засідання надано право реєстрації речових доказів, отриманих під час судового засідання, що сприятиме своєчасній реєстрації речових доказів.

Відповідно до плану роботи суду, на початку року проводиться аналіз роботи суду за минулий період, визначаються недоліки роботи в організації роботи суду та шляхи їх вирішення. Також ці питання обговорюються впродовж року на оперативних нарадах працівників суду, які проводяться по мірі необхідності.

У лютому 2023 року було проведено узагальнення за рік війни, та порівняння з минулим довоєнним роком:

за період 24.02.2021 до 24.02.2022 (довоєнний період) – на розгляді в суді перебувало 7068 cправ та матеріалів, розглянуто – 6219 справ та матеріалів. Судочинство здійснювало троє суддів. За період з 24.02.2022 до 24.02.2023 (першій рік війни) на розгляді в суді перебувало4959 справ та матеріалів, це на­­ 29,83% менше ніж в довоєнний період, розглянуто – 4177 справ та матеріалів, що на 32,83 % менше ніж в довоєнний період. Судочинство в суді здійснювалося двома суддями (одна суддя евакуювалася)

Також судом було проведено узагальнення стану розгляду справ та матеріалів суддями Інгулецького районного суду міста Кривого Рогу Дніпропетровської області за 2023 рік:

за період з 01.01.2023 до 31.12.2023 (другий рік війни) в суді перебувало на розгляді 7190 справ та матеріалів, розглянуто – 6120 справ та матеріалів. Судочинство в суді здійснювалося двома суддями.

Аналіз ведення обліково-статистичної роботи в суді свідчить, що якість первинного обліку справ (проваджень) в 2023 році залишилась на рівні попереднього року. Як працівниками канцелярії, так і помічниками суддів, секретарями судового засідання дані в обліково-статистичні картки в КП «Д-3» вносяться не завжди повно та своєчасно.

З метою недопущення в подальшій роботі помилок та недоліків при веденні первинного обліку необхідно продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку при наповненні комп’ютерної програми «Д-3».

Війна та карантин змінили звичний ритм життя кожної людини та безпосередньо режим роботи суду.

Звісно, всі зміни в роботі суду мають бути збалансовані, адже специфіка та можливості сьогодення не дозволяють судам перейти на дистанційну роботу. При цьому в судах повинні дотримуватися правил безпеки щодо життя та здоров’я кожного громадянина, і одночасно гарантувати право на судовий захист.